Список кадровых документов, чтобы обезопасить компанию

Законодательство не определяет единый перечень кадровых документов, впрочем, это совсем не означает, что этих документов у работодателя может не быть. Специалисты компании «Финанс Контролит» собрали для вас перечень кадровых документов, который могут потребовать от вас при проверке.

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или индивидуальном предприятии, где есть наемные работники. Некоторые документы касаются общеорганизационных вопросов, связанных с персоналом, другие относятся к вопросам финансовым расчетам, третьи – к защите персональных данных. Важно понимать, что при таком широком спектре всевозможных кадровых документов, их могут проверять различные государственные структуры. Кадровые документы у вас может затребовать трудовая инспекция, Роскомнадзор, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы в компании?

В небольших компаниях этим обычно занимается штатный или приходящий бухгалтер, либо сам руководитель. Важно подходить к этим документам со всей серьезностью, ведь при отсутствии того или иного документа возможны претензии со стороны проверяющих и даже штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Обязательные документы ООО.

Индивидуальные кадровые документы:

• Трудовые договоры. Заключаются в письменной форме, составляются в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя.
• Дополнительные соглашения к трудовым договорам. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора.
• Согласие сотрудника на обработку персональных данных.
• Приказы по кадрам. Это приказы об увольнении, переводе, дисциплинарном взыскании, отпуске, командировке и др.
• Карточка воинского учета (форма № 10). Для воинского учета призывников и военнообязанных используется карточка гражданина, подлежащего воинскому учету в организации. Они заполняются на основании удостоверения призывника и военного билета военнообязанного.
• Трудовые книжки.
• Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем при увольнении.
• Расчетный листок. Выдается при выплате заработной платы.

Обязательные локальные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка. Регламентируют в соответствии с ТК РФ порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.
• Положения об оплате труда и премировании. Если нет данных в ПВТР, то устанавливает применяемые в ООО системы оплаты труда, является подтверждением обоснованности выплаты или невыплаты премий, доплат, надбавок стимулирующего характера.
• Положение об обработке и защите персональных данных работников.
• Положение о системе управления охраной труда. Устанавливает структуру и порядок функционирования СУОТ, должен утвердить каждый работодатель.
• Инструкции по охране труда. Разрабатывают исходя из должности или профессии каждого сотрудника компании, направления его трудовой деятельности и вида выполняемой работы. Инструкцию нужно поддерживать в актуальном состоянии и обновлять по мере убавления/добавления обязанностей.
• Положение о порядке рассмотрения и учета микроповреждений (микротравм) работников.
• График отпусков. Должен быть составлен и утвержден не позднее 17 декабря текущего года на наступающий год. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
• График сменности. Доводится до сведения работников минимум за один месяц до введения в действие.

Другие кадровые документы:

• Табель учета рабочего времени. Учет времени, фактически отработанного каждым работником ООО.
• Штатное расписание. Применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации. Содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, информацию о количестве штатных единиц и другую важную для расписания информацию.
• Журналы регистрации инструктажей по охране труда и программы их проведения. Бывают вводными, первичными, повторными, внеплановыми и целевыми. Работодатель самостоятельно определяет порядок проведения и регистрации инструктажей, однако они обязаны существовать в любом ООО.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Учитывает трудовые книжки и бланки трудовой книжки. Работодатель самостоятельно разрабатывает данную книгу.

Вот и весь список обязательных для ООО кадровых документов. Как видите, список внушительный и многое требует досконального отслеживания. Для качественного ведения всей необходимой документации лучше всего обращаться к профессионалам.

Если вам нужна помощь – в любой момент вам готовы помочь специалисты компании «Финанс Контролит». Заполняйте форму на нашем официальном сайте — мы с вами свяжемся!